¿Qué es la conciliación bancaria?

Es un ejercicio donde se utiliza por un lado documentos tributarios y por otro la cartola del banco para luego hacer un cruce con los ingresos y salidas reportadas con la cartola bancaria.

Este ejercicio debiera realizarse por lo menos una vez a la semana, pero si el modelo de negocio de la empresa lo exigiera, la frecuencia mínima debiera hacerse diariamente. Esto dependerá entre otros factores:

• • • • Cantidad de boletas de venta emitidas al día
      • Usos medios de pago
      • Cantidad facturas de compras
      • Compras internacionales con tarjeta de crédito
      • Etc.

Generalmente la conciliación bancaria se realiza, utilizando un Software ERP, en donde el usuario administrador, define de manera manual o semi automática, que esta pagado y cobrado en un momento particular.

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Al realizar la conciliación bancaria el Gerente General o Financiero, podrá proyectar su flujo efectivo y tomar las precauciones del caso, ante eventuales falta de liquidez.

Otro usuario importante de la conciliación, son los contadores; quienes la utilizan para realizar el balance mensual y definir los saldos de cuentas por cobrar y pagar de la empresa.

En nuestra experiencia, la mayoría de las empresas no profesionalizadas en el área administrativa cometen los siguientes errores:

• • • • Utilizar el Excel como herramienta de apoyo, con el consabido riesgo de error de tipeo y dificultad en la actualización de los datos.
      • No se detallan los documentos tributarios o movimientos de ingreso y egreso de dinero con la rigurosidad necesaria para hacer un seguimiento completo de dichos documentos.
      • Desconocer que se debe conciliar todas las cuentas corrientes de la empresa junto con tarjetas de créditos corporativas, medios de pagos electrónicos, etc.
      • Traspaso de dinero entre empresas relacionadas sin justificaciones.
      • No contar con documentos que avalen transferencias electrónicas
      • Tener una frecuencia irregular en la actualización de la información, ocasionando atrasos en la toma de decisiones y en la recepción de esta información en el área contable

Para que tu empresa pueda tener una conciliación bancaria profesional, esta debe tener:

• • • • Software especializado de conciliación bancaria y proyección flujo de caja
      • Administrativo capacitado
        • Conocer el modelo de negocio completo de la empresa
        • Conocer a los proveedores y su frecuencia de pago
        • Tener información completa sobre obtención de cartolas bancarias de la empresa y demás archivos necesarios para la conciliación como, movimientos de medio de pago.
        • En el uso del software de conciliación bancaria